Dossier overnemen
Dossier overnemen van een collega
Het is voor elke geregistreerde persoon mogelijk om onder dezelfde rechtspersoon de startverklaringen en EPB-aangiften van collega's te raadplegen, te wijzigen en door te sturen.
Bij de afhandeling van documenten door een collega zal een onderscheid gemaakt worden tussen twee situaties.
1. Een collega is gedurende een tijd afwezig
Als een persoon binnen een rechtspersoon gewoon afwezig is, kunnen collega's
- wel documenten van de afwezige collega raadplegen, wijzigen en indienen.
- niet de EP-code van de afwezige collega vervangen bij het definitief indienen van de startverklaring of de EPB-aangifte. De documenten worden ingediend door de andere collega in naam van de afwezige collega. Zijn/haar naam blijft vermeld onder de rechtspersoon.
2. Een collega heeft de firma verlaten, en werkt niet meer voor de rechtspersoon
Als een werknemer/zaakvoerder of bestuurder de firma heeft verlaten, is zijn arbeidsrelatie ten opzichte van de rechtspersoon beëindigd. In dat geval kunnen collega's
- wel documenten van de ex-collega raadplegen, wijzigen en indienen.
- niet de EP-code van de ex-collega vervangen bij het definitief indienen van een startverklaring of aangifte. Als de arbeidsrelatie van de ex-collega beëindigd is, dan wordt automatisch op de ingediende documenten de naam én EP-code van de ex-collega vervangen door de naam en code van de aangelogde collega die de documenten verstuurt.
Daarnaast zal de ex-collega geen toegang meer krijgen tot de Energieprestatiedatabank onder die rechtspersoon.
Als een werknemer die geregistreerd is als werknemer van een rechtspersoon de firma verlaat/heeft verlaten, vraagt het VEA dat te melden via het contactformulier. U vermeldt duidelijk
- de naam van de persoon die de firma heeft verlaten;
- de EP-code van die persoon;
- het KBO-nummer van de firma.
Op basis van die melding kan het VEA de status van de ex-collega voor die rechtspersoon aanpassen, zodat:
- de collega’s van de firma de documenten van de ex-collega kunnen overnemen zodat de startverklaringen en aangiften niet meer op naam van de ex-collega staan;
- de ex-collega geen toegang meer heeft tot de documenten van de firma waarvoor hij werkte.