Taken en verantwoordelijkheden

Als uw (ver-)bouwproject onder de energieprestatieregelgeving valt, brengt dat een aantal taken en verantwoordelijkheden met zich mee:

  • de aangifteplichtige, in principe bent u dat als "bouwheer", is verplicht de EPB-eisen na te leven en erop toe te zien dat de procedure stipt gevolgd wordt.

    • De houder van de stedenbouwkundige vergunning of melding is doorgaans de aangifteplichtige. Bij verkoop kan de aangifteplichtige wijzigen.
    • Hou vanaf het ontwerp van uw project rekening met de energieprestatieregelgeving. Stel voor de start van de werken een EPB-verslaggever aan. Nadat de werkzaamheden zijn gestart, is het vaak moeilijker het ontwerp bij te sturen zodat aan de eisen voldaan wordt.  De aangifteplichtige krijgt een boete als de EPB-eisen niet gerespecteerd zijn, maar ook als de administratieve procedure niet wordt gevolgd.
    • Schakel ook een ventilatieverslaggever in. U vindt die via www.ikventileerverstandig.be (externe link). 
    • Verzamel de nodige stavingsstukken (bewijsmateriaal) tijdens het bouwproces om aan te tonen dat u aan de eisen voldoet. Hoe vroeger u daarmee begint, hoe beter. 
  • De EPB-verslaggever maakt in opdracht van de aangifteplichtige de startverklaring en de EPB-aangifte op.
    • Als uit de startverklaring blijkt dat het ontwerp niet aan de eisen voldoet, is de verslaggever verplicht 1 niet-bindend advies te bezorgen aan de aangifteplichtige om het gebouw te laten voldoen. Bij voorkeur verleent de verslaggever meer diepgaand advies, maar dat moet contractueel worden vastgelegd.
    • De verslaggever is verantwoordelijk voor een correcte rapportering van de reële uitvoering. Als de rapportering niet waarheidsgetrouw is, kan de verslaggever een boete krijgen.
  • De ventilatieverslaggever stelt een ventilatievoorontwerp op voor u, voor de start van de werken. Dat vermeldt het gekozen ventilatiesysteem en geeft de componenten en de ruimtelijke impact ervan weer. De ventilatieverslaggever dient het ventilatievoorontwerp in bij de databank van de kwaliteitsorganisatie voor ventilatie. Vraag de gegevens op die uw EPB-verslaggever nodig heeft voor de startverklaring.
    Na de werken vraagt u de ventilatieverslaggever om het ventilatieprestatieverslag op te maken en op te laden bij de databank van de kwaliteitsorganisatie. Dat verslag geeft de kenmerken en de behaalde prestaties van het geplaatste ventilatiesysteem weer en toont de kwaliteit ervan. Die prestaties neemt de EPB-verslaggever op in de EPB-aangifte.
  • De architect zal de bouwheer tijdens het bouwproces bijstaan. Hij/zij heeft als taak het gebouw zo te ontwerpen dat het voldoet aan de EPB-eisen. Het is van groot belang dat het ontwerp voldoet aan de eisen voor de werken worden gestart.

Het bouwproces heeft vier belangrijke fasen.
Als aangifteplichtige moet u op tijd deze specifieke documenten (laten) afleveren:

  1. tijdens de ontwerpfase: de vergunningsaanvraag of de melding (voor gebouwen groter dan 1000 m² is er ook een haalbaarheidsstudie);
  2. tijdens de startfase: de startverklaring met het ventilatievoorontwerp;
  3. tijdens de uitvoeringsfase: de voorlopige EPB-aangifte;
  4. aan het einde van de werken: de definitieve EPB-aangifte met het ventilatieprestatieverslag.

Het Vlaams Energieagentschap (VEA) werkt voor het beheer van haar EPB-dossiers met de energieprestatiedatabank. Deze databank is gekoppeld aan authentieke gegevensbronnen. Via het omgevingsloket van RWO ontvangt het VEA de volgende gegevens: de hoedanigheid en de contactgegevens van de bouwheer en  de vergunningsgegevens (de locatie, de aard van de werken, en de data omtrent de aanvraag en beslissing). Het VEA beschikt daartoe over een machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC nr. 36/2015 van 4 november 2015). Door de energieprestatiedatabank te koppelen aan authentieke gegevensbronnen, kan het VEA op een efficiënte en doelmatige wijze zorgen voor de handhaving van de taken en verantwoordelijkheden van de bouwheer.

Het VEA is de verantwoordelijke voor de verwerking van de voormelde gegevens in de energieprestatiedatabank. De VEA-medewerkers, die instaan voor de handhaving van de EPB-regelgeving, maken gebruik van de voormelde gegevens. Diegenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, hebben recht op toegang en op verbetering van de persoonsgegevens die op hen betrekking hebben (conform de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens).

We lichten hieronder de verschillende fasen en de bijhorende verplichte documenten toe:

Ontwerpfase

Hou van bij het ontwerp rekening met de opgelegde eisen voor isolatie, energieprestatie en ventilatie. Bekijk met uw architect welke combinatie van maatregelen en materialen u best kiest.

Met de EPB-software kan de architect berekenen of het ontwerp aan de energieprestatieregelgeving voldoet.

De architect integreert de gekozen maatregelen en materialen in de documenten (plannen) van het bouwaanvraagdossier en in de lastenboeken.

Stel in het begin van het bouwproces ook een ventilatieverslaggever aan. Die maakt, in overleg met u en het bouwteam, een ventilatievoorontwerp op conform het verplichte kwaliteitskader. Denk al tijdens de ontwerpfase aan ventilatie. Dat geeft u meer garantie op een kwalitatieve ventilatie-installatie en vermijdt dat je de eisen niet haalt.
Het ventilatievoorontwerp:

  • doet nadenken en toont of er voldoende ruimte is voor kanalen, wat de impact van een ventilatiesysteem op de ruwbouw is, of akoestische maatregelen te nemen zijn ...
  • zorgt ervoor dat tijdig wordt bekeken welke voorzieningen nodig zijn en welke u verkiest. 
Af te leveren document:
  1. de vergunningsaanvraag of het meldingsformulier: hier wordt aangevinkt of de EPB-eisen van toepassing zijn.
  2. de haalbaarheidsstudie (enkel van toepassing voor gebouwen groter dan 1000 m²): uiterlijk 1 maand na de vergunningsaanvraag wordt een webformulier ingediend.
Startfase

Voor de start van de werkzaamheden stelt u een EPB-verslaggever (pdf, maandelijks bijgewerkt) en een ventilatieverslaggever aan. Dat kan de ontwerpende architect of een andere architect of ingenieur zijn.

Af te leveren document: de startverklaring

Voor de start van de werkzaamheden dient de verslaggever, in naam van de bouwheer, de startverklaring in. Dit gebeurt elektronisch bij de energieprestatiedatabank. Bij de startverklaring hoort een voorafberekening.

De EPB-verslaggever ontvangt daarbij automatisch een afdruk van de startverklaring. Het document wordt ondertekend door de aangifteplichtige, de architect en de verslaggever. De verslaggever houdt de ondertekende startverklaring bij.

Het ventilatievoorontwerp is een onderdeel van de startverklaring. Vraag uw ventilatieverslaggever om het te bezorgen aan de EPB-verslaggever.

Uitvoeringsfase

Tijdens het uitvoeren van de werken houdt de EPB-verslaggever nauwkeurig alle zaken bij die de thermische isolatie, de energieprestatie en het binnenklimaat van het gebouw beïnvloeden.

In deze fase kunt u nog bepaalde materiaal- of installatiekeuzes wijzigen, in overleg met de architect en de verslaggever.

Wanneer de architect merkt dat uw bouwproject risico loopt (door een slechte keuze van materiaal of installatie) niet te voldoen aan de EPB-eisen, moet hij dit melden aan u en de verslaggever.

Na de afwerking van het ventilatiesysteem maakt de ventilatieverslaggever een ventilatieprestatieverslag op, volgens het verplichte kwaliteitskader. Dat verslag toont alle behaalde prestaties van het systeem (roosters, mechanische debieten, warmteterugwinning … ). De EPB-verslaggever rapporteert de gegevens uit dat verslag in de voorlopige en de definitieve EPB-aangifte.

Nuttig, maar niet verplicht: de voorlopige EPB-aangifte

Met een voorlopige aangifte kan de verslaggever aftoetsen of de uitvoering (zoals gepland en met eventuele wijzigingen) voldoet aan de regelgeving. Enkel de startverklaring en de definitieve EPB-aangifte zijn verplicht.

Ingebruikname van het gebouw of gebouwdeel of einde van de werken

Als aangifteplichtige moet u aantonen dat het gebouw(deel) voldoet aan de energieprestatieregelgeving.

De verslaggever maakt hiervoor een berekening (de EPB-aangifte) op basis van vaststellingen, lastenboeken, facturen, ... De berekening gebeurt met het softwarepakket van de overheid.

Dat moet uiterlijk gebeuren zes maanden na de eerste van de volgende twee data:

  • datum van de ingebruikname
  • datum van het beëindigen van de vergunningsplichtige werken van het gebouw(deel)

en zeker binnen de vijf jaar na het verlenen van de stedenbouwkundige vergunning of het neerleggen van de melding.

Let op: de EPB-aangifte kan in principe slechts eenmaal definitief worden ingediend.
Extra energiebesparende voorzieningen kunnen enkel mee opgenomen worden in de definitieve EPB-aangifte als ze binnen de wettelijke termijn van zes maanden vallen en als de definitieve EPB-aangifte nog niet is ingediend.

Af te leveren document: de definitieve EPB-aangifte

De voorlopige EPB-aangifte kan gebruikt worden om foutieve informatie te corrigeren. In samenspraak met u dient de verslaggever vervolgens tijdig de EPB-aangifte definitief, elektronisch in, bij de energieprestatiedatabank.

Het is de taak van de verslaggever om correct te rapporteren over de uitgevoerde maatregelen en materialen.

Bij de indiening ontvangt de verslaggever, automatisch, een afdruk van de aangiftebundel. Dit wordt ondertekend overhandigd aan de aangifteplichtige, die de documenten gedurende 10 jaar bijhoudt.

Af te leveren document: het energieprestatiecertificaat (EPC bouw)

Bij gebouwen waarvoor een E-peil wordt berekend, wordt gelijktijdig met de EPB-aangifte een EPC bouw opgemaakt.

Geldt er geen E-peileis voor het project, dan maakt dit EPC geen deel uit van de aangifte.

Infofiche stap-voor-stap

Om uit printen en bij te houden: