Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en - bescherming

Het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (hierna: VEKA) respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van: 

Vlaams Energie- en Klimaatagentschap

Koning Albert II-laan 20, bus 17, 1000 Brussel

Intern verzelfstandigd agentschap binnen de Vlaamse overheid 

Wie verwerkt uw persoonsgegevens? 

Het VEKA verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar het VEKA. Het VEKA is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om  de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de data protection officer (DPO) van het VEKA door te mailen naar veka@vlaanderen.be (DPO in hoofding). U kunt ook terecht bij de DPO met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet of de Vlaamse regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel  toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze diensten aan u kunnen verlenen.  

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

1. We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.
2. Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op Europees, federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Een dergelijke mededeling van persoonsgegevens vereist een machtiging door de toezichthouders of, sinds midden 2018, een protocol tussen de beide instanties. Overzicht:

• De gevallen waarin wij gemachtigd zijn door de toezichthouders (tot midden 2018):  Machtigingen_VEA_privacy.pdf (394 kB)
• De protocollen die wij hebben afgesloten met andere bestuursinstanties (vanaf midden 2018) :
  • Protocol van 1 april 2019 tussen de Algemene Administratie voor Patrimoniumdocumentatie (AAPD) van de FOD Financiën en het Vlaams Energieagentschap betreffende het opvragen van eigenaarsgegevens in het kader van de controle van het Energieprestatiecertificaat (EPC). 
  • Protocol van 9 juli 2020 tussen het Vlaams Energieagentschap en de Vlaamse Belastingdienst in het kader van de vermindering van de onroerende voorheffing voor energiezuinige gebouwen.
  • Protocol van 8 mei 2020 tussen het Vlaams Energieagentschap en Fluvius Systems Operator CVBA betreffende de bestrijding van energiefraude en het addendum van 22 oktober 2020. 
  • Protocol van 16 juni 2020 tussen het Vlaams Energieagentschap en Wonen-Vlaanderen in het kader van de aanvulling van het technisch verslag van een woning naar aanleiding van een conformiteitsonderzoek met de gegevens van het Energieprestatiecertificaat (EPC).

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. Het gaat onder meer om de volgende diensten: 

• Beantwoording van informatievragen.
• Uitvoering en handhaving EPB- en EPC-regelgeving.
• Kwaliteitsborging  van energiedeskundigen en verslaggevers.
• Afleveren attesten voor verhoogde investeringsaftrek.
• Monitoring van energieleningen.
• Monitoring en beoordeling energieplannen/energiestudies.
• Premies zero-emissie voertuigen.
• Behandeling dossiers groenestroom- en warmtekrachtcertificaten.
• Marktonderzoeken (bevragingen).

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in het Energiedecreet van 8 mei 2009 en het Energiebesluit van 19 november 2010. Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven, of als daarvoor toestemming heeft verleend. In sommige gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. In de verwerkingsovereenkomst met de derde partij worden de nodige waarborgen voorzien zodat uw persoonsgegevens worden beschermd.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Wat zijn uw rechten?

Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.

U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met van het VEKA door te mailen naar veka@vlaanderen.be.

U kunt bij ons ook terecht als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.

Uitzondering: in het kader van handhavingsprocessen mag het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap de verplichtingen en rechten vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de AVG niet toepassen. Deze bevoegdheid wordt ontleend uit artikel 23, lid 1, e) en h) van de AVG en artikel 13.1.1/1 van het Energiedecreet van 8 mei 2009.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de data protection officer (DPO) van het VEKA door te mailen naar veka@vlaanderen.be(DPO in hoofding). Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

 Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we via de website www.energiesparen.be.