De procedure

Stap 1: keuze van de projecten

Het is in eerste instantie aan de gemeentebesturen om te beslissen voor welke lokale energie-investeringsprojecten een subsidie zal aangevraagd worden. Dit moet worden gestaafd via een collegebesluit.

Een belangrijk document bij de keuze van de projecten is de projectbegroting. Hiervoor wordt rechts een template ter beschikking gesteld die verplicht moet worden gebruikt.  In de template werden verschillende checks ingebouwd. Het heeft geen zin om projecten te weerhouden waarvoor één van de controles in het excelbestand aangeeft dat niet voldaan is aan de voorwaarden. U bekijkt dus best eerst de projectbegroting alvorens een dossier voor te leggen aan het college.

Stap 2: de subsidie-aanvraag indienen

Via het webformulier rechts wordt de procedure naar het Vlaams Energieagentschap toe effectief opgestart.

In het webformulier

  • worden de algemene gegevens van de gemeente ingevuld,
  • worden de projecten verder geconcretiseerd,
  • worden de stavingsstukken (officiële beslissing keuze projecten, projectbegroting) opgeladen.

Indien de subsidieaanvraag onvolledig is, brengt het Vlaams Energieagentschap de stad of gemeente in kwestie hiervan op de hoogte, en moet binnen de door het Vlaams Energieagentschap opgelegde termijn het dossier worden vervolledigd.

 

Stap 3: beoordeling van de projecten

Na indiening van de projecten evalueert het Vlaams Energieagentschap, volgens de trapsgewijze procedure,  of de ingediende projecten voldoen aan de opgelegde voorwaarden.

De subsidiëring van de aanvaarde projecten wordt per stad of gemeente vastgelegd in één besluit, ook wanneer een stad of gemeente voor meerdere projecten steun aangevraagd en verkregen heeft.

Indien er meer subsidie wordt opgevraagd dan het voorziene budget toelaat, wordt het budget trapsgewijs en pro rata verdeeld over de projecten. Concreet betekent dit dat eerst alle aanvaarde ‘eerste projecten’ van steden en gemeenten volledig gesubsidieerd worden.  Indien hierna nog budget beschikbaar is, worden vervolgens trapsgewijs de tweede en derde projecten (al dan niet pro rata) gesubsidieerd.

Afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag wordt gewerkt met een ministerieel besluit, dan wel een besluit van de Vlaamse Regering. Voor ondertekening moet elk besluit gunstig advies krijgen van Inspectie van Financiën.

Stap 4: afschrift besluit en eerste schuldvordering

Na ondertekening van het besluit ontvangt de gemeente een afschrift van dit besluit, samen met het inkoopordernummer dat aan het dossier werd toegekend.

Daarna kan de gemeente een schuldvordering indienen. De template voor schuldvorderingen wordt rechts beschikbaar gesteld. Het indienen van de schuldvordering gebeurt verplicht via een webtoepassing die eveneens rechts beschikbaar wordt gesteld.

Eenmaal de schuldvordering ingediend is bij het Vlaams Energieagentschap, wordt een eerste schijf ten belope van 50% van het toegekende subsidiebedrag overgemaakt aan de gemeente.

Stap 5: rapportering en saldoschuldvordering

Na de finale rapportering (zowel functioneel als financieel) over de uitvoering van het project, kan een tweede schuldvordering worden ingediend ten belope van het slotsaldo van het toegekende subsidiebedrag. Rechts worden sjablonen voor het inhoudelijke en financiële verslag ter beschikking gesteld.

De template voor de saldoschuldvordering wordt rechts beschikbaar gesteld. Het indienen van de schuldvordering gebeurt verplicht via een webtoepassing die eveneens rechts beschikbaar wordt gesteld.

Indien de gemeente binnen deze oproep voor meerdere projecten steun krijgt, kan de schuldvordering voor het slotsaldo pas worden ingediend na uitvoering en rapportage over alle gesteunde projecten.

De modaliteiten van de finale rapportering worden vastgelegd in het subsidiebesluit.